Wat is een “verklaring van goed gedrag” en hoe vraag je deze aan?

Wanneer iemand heeft gesolliciteerd op een nieuwe baan en het verheugende nieuws krijgt aangenomen te zijn, of wanneer iemand vrijwilligerswerk wil gaan doen, komt steeds vaker het verzoek om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen. In de volksmond wordt deze ook wel de verklaring van goed gedrag genoemd. Steeds meer bedrijven achten deze VOG van belang, omdat men daarmee weet dat men met een gerust hart deze persoon kan aanstellen. Als bedrijf wil je immers niet dat je goede naam en integriteit in twijfel worden getrokken door een medewerker die over de schreef gaat.

Hoe vraag je de Verklaring Omtrent Gedrag aan?

Een VOG kan op meerdere manieren worden aangevraagd. Het gemakkelijkst en meest efficiënt is om dit via het online aanvraagformulier te doen. Dit hoeft niet persoonlijk door de betrokkene gedaan te worden, de werkgever kan dit ook. Dit laatste kan voor de werkgever gemakkelijker zijn wanneer deze voor meerdere nieuwe medewerkers VOG aanvragen wil doen. Daarnaast zal de werkgever ook beter bekend zijn met het invullen van de gevraagde gegevens, met name het op te geven screeningsprofiel. Maar als dit profiel niet is ingevuld, is dat geen probleem. Digitaal VOG checkt het formulier voordat het doorgezet wordt naar Dienst Justis (de screeningsinstantie) en zal een ontbrekend screeningsprofiel alsnog invullen.

Nadat Digitaal VOG het aanvraagformulier heeft ingediend bij Dienst Justis, ontvangt de betrokkene op zijn of haar persoonlijk e-mailadres een mail met daarin een code. Met deze code dient de betrokkene zijn of haar identiteit te bevestigen. Hierna vangt het onderzoek aan.

De andere manier om een Verklaring Omtrent Gedrag aan te vragen, is bij de gemeente in diens woonplaats. Dit moet de betrokkene wel persoonlijk doen en dit kan de werkgever dus niet doen. Wanneer de VOG via de gemeente wordt aangevraagd, duurt het meestal iets langer voordat de VOG wordt ontvangen.

Wat is er nodig voor de aanvraag?

Voor het aanvragen van een VOG via het online aanvraagformulier dient betrokkene te beschikken over:

• Een internetverbinding met een persoonlijk e-mailadres;
• een geldige inschrijving in het Basisregistratie Personen systeem (BRP) van de gemeente. Zonder deze inschrijving kan een VOG ook worden aangevraagd, maar alleen rechtstreeks bij Dienst Justis.
• de mogelijkheid om betalingen via internetbankieren (iDeal) te kunnen doen;
• een geldig DigiD-account. Wanneer je daar niet over beschikt, kun je die online bij de website van DigiD aanvragen.

Wat zijn de kosten VOG?

Voor het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag zijn de volgende kosten verschuldigd:

• ‚Ǩ 40,35 voor de diensten van Digitaal VOG. Dit bedrag kan door de werkgever of de betrokkene worden overgemaakt op het moment dat het aanvraagformulier wordt ingediend.
• Verder is de aanvrager leges ter hoogte van ‚Ǩ 33,85 verschuldigd, die kunnen via iDeal worden voldaan op het moment van het bevestigen van de identiteit.

Wat houdt het onderzoek in?

Zoals hierboven aangegeven, wordt het onderzoek verricht door Dienst Justis. Dit is een onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, dus de overheid. De taak van deze dienst is om organisaties en personen te screenen. Hiertoe vraagt men informatie op uit diverse bronnen, zoals het Justitieel Documentatiesysteem (JDS) of, indien nodig geacht, het European Criminal Record Information System (ECRIS). In dit laatste systeem vindt men alle strafbare feiten terug die gepleegd zijn in EU-landen. De vergaarde informatie wordt geanalyseerd en de dienst vormt zich vervolgens een oordeel over de integriteit van de onderzochte organisaties en personen. Het doel hiervan is om de veiligheid van de samenleving te bevorderen.

Wanneer Dienst Justis na raadplegen van de informatiebronnen niets vindt, kan betrokkene binnen maximaal twee weken na het indienen van de aanvraag de VOG verwachten. Deze wordt overigens per post aan het huisadres van betrokkene gestuurd, er is dus geen digitaal exemplaar. Betrokkene kan dan dit originele document aan de werkgever of instantie overleggen en hen een kopie laten maken. Vraag daarbij het origineel terug, want de verklaring wordt maar eenmaal verstrekt!

Overigens is dit een persoonlijk document, wat betekent dat de werkgever niet geïnformeerd wordt over het verloop van het onderzoek en de afgifte van de verklaring, ook niet wanneer de werkgever het aanvraagformulier heeft ingediend.

Wat gebeurt er als Dienst Justis iets vindt?

Wanneer Dienst Justis bij het onderzoek stuit op gepleegde strafbare feiten, volgt nader onderzoek. Als iemand strafbare feiten heeft gepleegd, wil dat namelijk niet direct zeggen dat iemand geen VOG krijgt. Het hangt hierbij af van de verstreken tijd sinds het feit gepleegd is, de zogenaamde terugkijktermijn (hierover later meer). Verder wordt gekeken naar soort en ernst van een strafbaar feit. Wanneer iemand bijvoorbeeld snelheidsovertredingen is begaan, zal dit zwaarder tellen bij de aanvraag voor een taxichauffeur of iemand in het personenvervoer, dan voor een bankmedewerker. Gaat het om een zedendelict, dan is er een onbepaalde terugkijktermijn. Dat wil zeggen dat deze altijd wordt meegenomen in de beslissing van Dienst Justis, hoe lang geleden het feit ook gepleegd is.

Als het nader onderzoek is voltooid en Dienst Justis beslist positief, dan kan de betrokkende de VOG, afhankelijk van de benodigde tijdsduur van het onderzoek, na maximaal acht weken in de brievenbus verwachten.

Wat doe je als je een afwijzing krijgt?

Als men onverhoopt geen VOG maar een afwijzing ontvangt, kan met nog wel stappen ondernemen. Je kunt namelijk tot zes weken na dagtekening van de afwijzing bezwaar maken. In dit bezwaarschrift dien je aan te geven waarom je het niet eens bent met de beslissing van Dienst Justis. Krijg je opnieuw een afwijzing, dan kun je daartegen in beroep gaan. Dat doe je bij de rechtbank en hoe dat in zijn werk gaat, wordt uitgelegd in de afwijzende beslissing op het bezwaar.

Terugkijktermijnen

Hierboven is de term terugkijktermijnen genoemd. Afhankelijk van de functie waar de VOG voor wordt aangevraagd, wordt een bepaalde terugkijktermijn gehanteerd. Standaard is deze vier jaar en voor personen jonger dan 23 jaar twee jaar. Maar er zijn functies waarbij men een langere terugkijktermijn hanteert. Dit kan variëren van 5 jaar voor een wegvervoerondernemer goederenvervoer of personenvervoer, in de taxibranche, in de beveiliging van de burgerluchtvaart, een rijinstructeur, etc. tot 10 jaar voor beroepen als een beëdigde tolk/vertaler, buitengewoon opsporingsambtenaar, personen werkzaam bij een politieke dienst of bij het ministerie van VenJ en zelfs 30 jaar voor bijvoorbeeld rechterlijke ambtenaren.